Leidraad Landelijk Gebied: uw beleid centraal opvraagbaar
Uitdaging:
Wetterskip Fryslân stelt jaarlijks voor diverse onderwerpen nota's op waarin het beleid staat opgeschreven. Een lang gekoesterde wens van de organisatie is om een overzicht te maken van alle beleidsnota's en regelingen die het Wetterskip de afgelopen jaren heeft opgesteld. Een tweede vraag die leeft, is om deze nota's via één centrale plek toegankelijk te maken voor alle medewerkers van het Wetterskip. Veel nota's en regelingen staan verspreid bij medewerkers in de kast; een totaaloverzicht ontbreekt. Oranjewoud is gevraagd een Leidraad Landelijk Gebied te maken waarmee bovenstaande vragen worden beantwoord.
Oplossing:
Oranjewoud heeft als eerste stap middels interviews het bestaande beleid geïnventariseerd. Daarbij is medewerkers van het Wetterskip ook gevraagd aan te geven voor welke onderwerpen nog beleid ontbreekt; de beleidshiaten. Beleidshiaten vormen de input voor de meerjarenprogrammering.
Daarnaast heeft Oranjewoud in samenwerking met de ICT-afdeling van het Wetterskip een oplossing bedacht om de beleidsnotities op een centrale plaats op het intranet op te slaan en zo voor alle medewerkers toegankelijk te maken. Uitgangspunt hierbij is geweest om het beheer en onderhoud van het systeem zo eenvoudig mogelijk te houden.
Resultaten:
Het resultaat is overzicht van alle relevante beleidsnota's van de afgelopen vijf jaar. In het overzicht is onderscheid gemaakt in drie categorieën:
- 1. Beleid dat door het Algemeen Bestuur is vastgesteld
- 2. Beleid dat niet door het Algemeen Bestuur is vastgesteld
- 3. Beleidshiaten
Bovenstaande overzichten zijn voor alle medewerkers van het Wetterskip centraal toegankelijk middels intranet. Er is een koppeling gemaakt het centrale archiefsysteem van het Wetterskip waardoor medewerkers altijd de laatste versie van een beleidsnota hebben. De koppeling vereenvoudigt tevens in hoge mate het beheer een onderhoud van het systeem.
